2020年注會(huì)《審計(jì)》知識(shí)點(diǎn)：采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)和內(nèi)部控制

　　【內(nèi)容導(dǎo)航】

　　采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和相關(guān)內(nèi)部控制

　　【所屬章節(jié)】

　　第十章 采購與付款循環(huán)的審計(jì)

　　【知識(shí)點(diǎn)】采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)和相關(guān)內(nèi)部控制

　　采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)和相關(guān)內(nèi)部控制

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　　【考點(diǎn)一】了解采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)

　　(一)制定采購計(jì)劃

　　(1)生產(chǎn)、倉庫等部門定期編制采購計(jì)劃。

　　(2)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門，具體安排商品及服務(wù)采購。

　　(二)供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)

　　(1)通常對(duì)于合作的供應(yīng)商事先進(jìn)行資質(zhì)等審核、將通過審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，形成完整的供應(yīng)商清單。

　　(2)及時(shí)對(duì)供應(yīng)商信息變更進(jìn)行更新。

　　(3)采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行采購。

　　(三)請(qǐng)購商品和勞務(wù)(授權(quán)審批控制)

　　(1)倉儲(chǔ)部門填寫請(qǐng)購單，通常由倉儲(chǔ)部門經(jīng)理在請(qǐng)購單上簽字審批。

　　(2)生產(chǎn)部門填寫請(qǐng)購單，通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請(qǐng)購單上簽字審批。

　　(3)對(duì)于日常采購的請(qǐng)購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)購單進(jìn)行一般授權(quán)審批，每張請(qǐng)購單必須經(jīng)過對(duì)這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字審批。

　　(四)編制訂購單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號(hào)控制)

　　(1)采購部門負(fù)責(zé)編制訂購單，發(fā)出訂購單。

　　(2)采購部門對(duì)經(jīng)過恰當(dāng)批準(zhǔn)的請(qǐng)購單發(fā)出訂購單，詢價(jià)后確定最佳供應(yīng)商，但詢價(jià)與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離;對(duì)于大額、重要的采購項(xiàng)目，應(yīng)采取競(jìng)價(jià)方式來確定供應(yīng)商。

　　(3)采購部門收到請(qǐng)購單后，對(duì)金額在人民幣××元以下的請(qǐng)購單由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額在人民幣××元至××元的請(qǐng)購單由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額超過人民幣××元的請(qǐng)購單需經(jīng)董事會(huì)審批。

　　(4)采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請(qǐng)購單生成連續(xù)編號(hào)的訂購單。

　　在采用自動(dòng)化信息系統(tǒng)的被審計(jì)單位，通過將經(jīng)審批的請(qǐng)購單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)生成訂購單(此時(shí)系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài))。每周，采購信息管理員核對(duì)本周內(nèi)生成的訂購單，將請(qǐng)購單和訂購單存檔管理，對(duì)任何不連續(xù)編號(hào)的情況進(jìn)行檢查。

　　【提示】訂購單需要連續(xù)編號(hào)，連續(xù)編號(hào)的訂購單與應(yīng)付賬款的完整性認(rèn)定相關(guān)。

　　【補(bǔ)充】執(zhí)行采購

　　(1)在采用自動(dòng)化信息系統(tǒng)的被審計(jì)單位，采購業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)顯示的“待處理”的訂購單信息，安排供應(yīng)商發(fā)貨、收取采購發(fā)票以及倉儲(chǔ)驗(yàn)收等事宜。

　　(2)每周，財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬款記賬員匯總本周內(nèi)生成的所有訂購單并與請(qǐng)購單核對(duì)，編制采購信息報(bào)告。

　　如訂購單與請(qǐng)購單核對(duì)相符，應(yīng)付賬款記賬員即在采購信息報(bào)告上簽字。如有不符，應(yīng)付賬款記賬員將通知采購信息管理員，與其共同調(diào)查該事項(xiàng)。應(yīng)付賬款記賬員還需在采購信息報(bào)告中注明不符事項(xiàng)及其調(diào)查結(jié)果。

　　【提示】采購信息報(bào)告與應(yīng)付賬款的存在認(rèn)定、完整性認(rèn)定相關(guān)。

　　(五)驗(yàn)收商品(連續(xù)編號(hào)控制)

　　(1)驗(yàn)收部門首先需要比較所驗(yàn)收商品與訂購單上的要求是否相符，然后盤點(diǎn)商品并檢查商品有無損壞。

　　(2)驗(yàn)收部門對(duì)已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號(hào)的驗(yàn)收單。

　　(3)驗(yàn)收人員將商品送交倉庫或其他請(qǐng)購部門時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收。

　　(4)驗(yàn)收人員應(yīng)將驗(yàn)收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門。

　　【提示】驗(yàn)收單需要連續(xù)編號(hào)，連續(xù)編號(hào)的驗(yàn)收單與采購交易的完整性認(rèn)定相關(guān)。

　　(六)儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品(職責(zé)分離控制)

　　(1)儲(chǔ)存崗位與驗(yàn)收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離。

　　(2)限制無關(guān)人員接近儲(chǔ)存的商品存貨。

　　【提示】?jī)?chǔ)存崗位與驗(yàn)收崗位的職責(zé)分離可以減少存貨舞弊;驗(yàn)收人員將商品送交倉庫或其他請(qǐng)購部門時(shí)，取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收的控制活動(dòng)，與存貨的存在認(rèn)定相關(guān)。

　　(七)編制付款憑單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號(hào)控制)

　　(1)確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收單、訂購單的一致性。

　　(2)確定供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性。

　　(3)編制有預(yù)先順序編號(hào)的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)票等)。

　　(4)獨(dú)立檢查付款憑單計(jì)算的正確性。

　　(5)在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶名稱。

　　(6)由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。

　　【提示】經(jīng)過適當(dāng)批準(zhǔn)和連續(xù)編號(hào)的憑單與外購存貨的存在認(rèn)定、完整性認(rèn)定等相關(guān)。

　　(八)確認(rèn)與記錄負(fù)債(職責(zé)分離控制)

　　(1)應(yīng)付賬款確認(rèn)和記錄相關(guān)的部門一般有責(zé)任核查購置的財(cái)產(chǎn)，并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬中加以記錄;在收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、條件及運(yùn)費(fèi)與訂購單上的有關(guān)資料核對(duì)，如有可能，還應(yīng)與驗(yàn)收單上的資料進(jìn)行比較。

　　(2)記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)。

　　(3)在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會(huì)計(jì)部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會(huì)計(jì)主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性;通過定期核對(duì)編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時(shí)性。而獨(dú)立檢查會(huì)計(jì)人員則應(yīng)核對(duì)所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨(dú)立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。

　　(4)對(duì)于每月末尚未收到供應(yīng)商發(fā)票的情況，則需根據(jù)驗(yàn)收單和訂購單暫估相關(guān)的負(fù)債。

　　【提示】檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致，與應(yīng)付賬款存在、完整性認(rèn)定相關(guān)。

　　(九)辦理付款(授權(quán)審批控制)

　　(1)獨(dú)立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。

　　(2)應(yīng)由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票。

　　(3)被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。

　　(4)支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款。

　　(5)支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票。

　　(6)支票應(yīng)預(yù)先順序編號(hào)，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。

　　(7)應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。

　　(十)記錄現(xiàn)金、銀行存款支出(職責(zé)分離控制)

　　以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括：

　　(1)會(huì)計(jì)主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。

　　(2)通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨(dú)立檢查入賬的及時(shí)性。

　　(3)獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　　【提示】銀行存款余額調(diào)節(jié)表不能由出納員編制，否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計(jì)缺陷。

　　【考點(diǎn)二】了解采購交易的內(nèi)部控制

　　(一)適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離

　　采購與付款交易不相容崗位至少包括：請(qǐng)購與審批;詢價(jià)與確定供應(yīng)商;采購合同的訂立與審批;采購與驗(yàn)收;采購、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄;付款審批與付款執(zhí)行。

　　(二)恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批

　　付款需要由經(jīng)授權(quán)的人員審批，審批人員在審批前需檢查相關(guān)支持文件，并對(duì)其發(fā)現(xiàn)的例外事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)處理。

　　(三)憑證的預(yù)先編號(hào)及對(duì)例外報(bào)告的跟進(jìn)處理

　　通過對(duì)入庫單的預(yù)先編號(hào)以及對(duì)例外情況的匯總處理，被審計(jì)單位可以應(yīng)對(duì)存貨和負(fù)債記錄方面的完整性風(fēng)險(xiǎn)。

　　如果該控制是人工執(zhí)行的，被審計(jì)單位可以安排入庫單編制人員以外的獨(dú)立復(fù)核人員定期檢查已經(jīng)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的入庫單記錄，確認(rèn)是否存在遺漏或重復(fù)記錄的入庫單，并對(duì)例外情況予以跟進(jìn)。

　　如果在IT環(huán)境下，則系統(tǒng)可以定期生成列明跳號(hào)或重號(hào)的入庫單統(tǒng)計(jì)例外報(bào)告，由經(jīng)授權(quán)的人員對(duì)例外報(bào)告進(jìn)行復(fù)核和跟進(jìn)，可以確認(rèn)所有入庫單都進(jìn)行了處理，且沒有重復(fù)處理。

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