題目

  案例三  圖6—5是某公司一個采購部門會議記錄的圖示。  請回答:  l.什么是會議記錄?  2.會議記錄的要素都有哪些?  3.在寫會議記錄時要注意什么?  4.會議記錄比會議議程多了什么內(nèi)容?  5.會議記錄的最后一項是什么?為什么要設(shè)置這一項?  6.會議主席起著什么樣的作用?

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  案例三

  答:1.會議記錄是在會議議程上添加一份筒明報告來概括會議所計論的要點(diǎn),并被存檔以供今后參考。

  2.會議記錄的要素有:

  (1)公司名稱。

  (2)參加會議的特定人群。

  (3)會議上討論的主要事項。

  (4)會議舉行的時間及地點(diǎn)。

  3.會議記錄的注意事項如下:

  (1)會議記錄必須真實(shí)、準(zhǔn)確。

  (2)會議記錄要盡可能簡短,而不是冗長。

  (3)重要事項的記錄要詳細(xì)、準(zhǔn)確。

  (4)會議記錄通常遵循標(biāo)準(zhǔn)格式,只是在會議議程上添加一份簡明報告。

  4.會議記錄比會議議程多了一項與會人員,并且會議記錄是在會議議程的基礎(chǔ)上添加一份簡明報告。

  5.

  (1)會議記錄和會議議程的最后一項是一樣的,會議記錄的最后一項是下次會議的日期和時間。

  (2)設(shè)置最后一項的原因如下:

  如果在未來數(shù)周內(nèi)需要出席會議的許多成員都有其他預(yù)約而不能參加下次會議,那么下次會議的時間安排就會很困難,所以為了確保盡可能多的人參加下次會議,要在本次會議上討論并確定下次會議的時間。

  6.會議主席的作用如下:

  會議主席是會議的關(guān)鍵人物,因此他將決定誰有發(fā)言權(quán)及說多長時間。


多做幾道

  案例四  部門經(jīng)理小張在財務(wù)結(jié)算中,常常出現(xiàn)有一些錢沒有用完的情況,按照慣例小張應(yīng)該用這些錢請手下員工吃飯,于是他想到休息室讓員工小劉通知手下其他人晚上一起吃飯,快到休息室時,他聽到休息室有人在交談,于是就從門縫里看過去.原來是小劉和小王在里面,只聽到  小王:你們部門張經(jīng)理對你們不錯嘛,我看見他經(jīng)常用招待費(fèi)請你們吃飯?! ⌒ⅲ旱昧税?,他就這點(diǎn)本事來籠絡(luò)人心,遇到我們真正需要幫忙的時候,他一件也沒辦威,就上次公司辦培訓(xùn)班的事情吧,我們部門幾個人都想去,可他一點(diǎn)也沒察覺到.也沒積極給我們爭取,我真懷疑他有沒有真心關(guān)心我們?! ⌒堔D(zhuǎn)身離去……  請回答:  1.案例中的溝通問題屬于商務(wù)溝通巾的哪種類型?  2.站在雙方立場上思考,試述出現(xiàn)溝通問題的原因?! ?.雙方應(yīng)該怎樣做才能避免溝通問題的出現(xiàn)?

  案例一  上海××有限責(zé)任公司的生產(chǎn)經(jīng)營副總經(jīng)理在進(jìn)行一項工程項目招標(biāo)的時候,采取的是電話形式向總經(jīng)理匯報情況,但當(dāng)時并沒有得到明確答復(fù)。這使他誤認(rèn)為被默認(rèn)而在情急之下組織業(yè)務(wù)小組投入時間和經(jīng)費(fèi)跟蹤該項目,最終因準(zhǔn)備不充分而成為泡影。事后,在公司辦公會上陳述有關(guān)情況時,總經(jīng)理認(rèn)為他匯報不詳,擅自決策,組織資源運(yùn)用不當(dāng),并當(dāng)著各部門給了他嚴(yán)厲的批評,但是他卻覺得已經(jīng)匯報,是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、故意刁難,是由于責(zé)任逃避所致。由于雙方信息傳遞、角色定位、有效溝通、認(rèn)知角度等存在意見分歧.致使企業(yè)內(nèi)部人際關(guān)系緊張、工作被動、惡性循環(huán),會司業(yè)務(wù)難以穩(wěn)定發(fā)展?! ≌埻穑骸 ?.溝通、溝通障礙的定義是什么?  2.指出在溝通過程中生產(chǎn)經(jīng)營副總經(jīng)理的錯誤做法,并說明原岡?! ?.你認(rèn)為該副總經(jīng)理應(yīng)如何改進(jìn)溝通?  4.以后在這樣的工程項目的招標(biāo)中.生產(chǎn)經(jīng)營副總經(jīng)理該使用哪些克服溝通障礙的策略,請簡要說明?!?/p>

  案例二  買貓的故事  同事前一段時間去上海出差,空閑時間在一家寵物店看中一只波斯貓,感覺很喜歡,就把它買下來了。晚上他給女朋友打電話,告訴她自己買了一只波斯貓,要在回去時送給她做禮物,他女朋友很激動,并問了他這只波斯貓的顏色、年齡、還有是否可愛?! ∽蛱?,他給我打電話說這事,但是我的反應(yīng)和他女朋友的反應(yīng)差別很大。我直接問他:“這只波斯貓打疫苗沒有,是不是很臟,對人兇不?”今天他又給我們新疆的同事打電話,同事說:“買貓就要買狗,要是只要貓不買狗,或者只買狗不買貓的話,這樣對自己和家人不好?!币恢黄胀ǖ男∝?,在不同人的觀念里,人們只會從自己關(guān)注的角度觀察。  請回答:  1.從這個故事中我們可以學(xué)到什么?  2.對一家公司來說,溝通的對象有哪些?  3.對一個問題而言,不同的人看待問題的方式不同,造成這些結(jié)果的因素有哪些?

  案例二  老張是某公司的項目經(jīng)理,他身邊的員工始終在抱怨公司的氛圍不好,溝通不足。老張非常希望通過自身的努力來改善這一狀況,因此,他歡迎項目組成員隨時可來辦公室找他談話,反映應(yīng)該如何采取措施改善公司氛圍。有成員找老張,說公司應(yīng)該每周都舉行倒套,這樣大家可以充分溝通,相互聽取意見。老張決定舉行例會,但對倒會應(yīng)如何進(jìn)行,卻不知如何規(guī)定。很快項目組成員就抱怨例會目的不明確,效率太低,缺乏效果等。而且由于例會上意見不同,很多成員開始爭吵,甚至影響到人際關(guān)系的融洽,為此,老張非常苦惱?! ≌埢卮穑骸 ?.溝通網(wǎng)絡(luò)的定義。  2.老張一開始采取了哪種溝通網(wǎng)絡(luò)?并說明這種溝通網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)?! ?.老張后來聽取成員的建議,采取了何種溝通網(wǎng)絡(luò)?并說明這種溝通網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)。  4.老張還應(yīng)該采取哪些措施來改善溝通狀況?

  案例一  大學(xué)畢業(yè)后,李四到某公司市場部做職員,在該公司工作了3年,而他的部門經(jīng)理是初中畢業(yè)。由于學(xué)歷上和其他方面的一些因素,李四和部門經(jīng)理之間存在著一些不同的意見。該部門經(jīng)理主張經(jīng)驗式管理,以過程導(dǎo)向評定銷售員的績效。而李四則提倡目標(biāo)管理,同時以結(jié)果來評定一個銷售員的績效。李四和部門經(jīng)理交流了幾次,但意見都沒有被采納,李四很郁悶。所以李四想找負(fù)責(zé)營銷的副總,但是限于公司制度,又沒有采取行動。  請回答:  1.該公司在溝通方向上采取的是哪種類型的溝通?并說明原因?! ?.部門經(jīng)理過分依賴該公司的溝通形式會出現(xiàn)哪些問題?  3.部門經(jīng)理作為上級,應(yīng)該如何創(chuàng)造良好的溝通情境?下達(dá)指令、命令的要訣是什么?  4.部門經(jīng)理對李四應(yīng)該采取什么樣的表達(dá)技巧?李四與部門經(jīng)理溝通時,各自應(yīng)遵循的原則是什么?

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