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一份好的工作說明書必須符合下列要求：

(1)清晰。

在整個(gè)工作說明書中，應(yīng)全部使用現(xiàn)在時(shí)態(tài)。對(duì)工作的描述應(yīng)注意使用淺顯易懂、直接的語言，盡量避免生疏或者專業(yè)性過強(qiáng)的術(shù)語。讓任職人員讀過以后，可以準(zhǔn)確地明白其工作內(nèi)容、工作程序與工作要求等，無需詢問他人或查看其他說明材料。應(yīng)避免使用原則性評(píng)價(jià)，同時(shí)對(duì)專業(yè)和晦澀的詞匯必須解釋清楚，以免在理解上產(chǎn)生誤差。

(2)具體。

在編制工作說明書時(shí)，內(nèi)容應(yīng)盡量具體，但各項(xiàng)描述不交叉重疊。在說明工作的種類、復(fù)雜程度、任職者需具備的技能、任職者對(duì)工作各方面應(yīng)自責(zé)任的程度這些問題時(shí)，措詞上應(yīng)盡量選用一些具體的動(dòng)詞，通過使用具體的詞，指出工作的種類、復(fù)雜程度，任職者需要具備的具體技能、技藝以及應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任范圍等。工作說明書中的工作職責(zé)，應(yīng)該能成為績效指標(biāo)的基礎(chǔ);任職資格的描述，更應(yīng)該能成為招聘的依據(jù)。工作說明書應(yīng)該具有實(shí)用性，即任務(wù)明確好上崗、職務(wù)明確易考核、資格明確好培訓(xùn)、層次清楚能評(píng)價(jià)。

(3)簡(jiǎn)潔。

整個(gè)工作說明書的文字必須簡(jiǎn)單明了，所有的詞要包含所需要的信息，不必要的詞語要省略。工作說明書總體上要簡(jiǎn)短扼要，以免過于復(fù)雜、龐大，不便于記憶。在描述一個(gè)崗位的職責(zé)時(shí)，應(yīng)該選取主要的職責(zé)進(jìn)行描述，不要試圖窮盡所有的職責(zé)，職責(zé)最好不超過八項(xiàng)。

(4)規(guī)范。

工作說明書可用表格顯示，也可用文字?jǐn)⑹?，格式可以多種多樣。但在一個(gè)企業(yè)里，對(duì)各個(gè)崗位應(yīng)使用統(tǒng)一格式的工作說明書，注重整體的協(xié)調(diào)，形成規(guī)范、準(zhǔn)確、使用方便的管理文件。工作說明書的編寫形式和用語應(yīng)符合本企業(yè)的習(xí)慣。切忌不要照搬照抄其他企業(yè)的范本。必須保證一個(gè)崗位一個(gè)說明書。